SISTEM MANAJERIAL DAN ORGANISASI PERUSAHAAAN

SISTEM MANAJERIAL DAN ORGANISASI PERUSAHAAAN

1.                  Sistem Manajemen

            Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin.

Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli :

            Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian,penyusunan,pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By : Drs. Oey Liang Lee )

            Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By : James A.F. Stoner)

Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By : R. Terry )

            Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By : Lawrence A. Appley)

            Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By : Horold Koontz dan Cyril O’donnel )

            Sebenarnya ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun demikian pengertian manajemen itu sendiri secara umum yang bisa kita jadikan pegangan adalah :

“Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya” Sebuah perusahaan yang baik pasti memiliki sebuah sistem manajemen yang baik pula. Baik dalam mengurus, mengelola, mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan.

            Dalam suatu industri khususnya industri-besar merupakan suatu komunitas yang perlu diatur kinerjanya agar dapat berjalan dengan baik sehingga sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Contoh suatu industri kertas dengan skala besar.sebagaimana terlihat pada banyaknya peralatan dengan ukuran yang besar, dengan demikian tentunya diperlukan operator yang pengoperasikan peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya diperlukan adanya pengorganisasian yang baik dalam sistem tersebut.

            Manajemen Berdasarkan Sumber Daya Manusia Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem yang perlu diatur yaitu:

1.    Manusia

2.    Material

3.    Metode

4.    Mesin

5.    Market

6.    Lingkungan

            Keenam elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung agar dapat tercapai tujuan dari organisasi tersebut, sebagaimana yang dapat digambar dalam bentuk diagram tulang ikan (fish-bone) ,Sistem manajemen yang baik sebagaimana yang digambarkan pada, harus dapat menyatukan sekumpulan karyawan(manusia) yang bekerja secara kontinyu pada suatu industri, yang dapat mengubah material agar dapat mempunyai nilai lebih, dengan menggunakan peralatan (mesin) dengan metoda tertentu, dimana jumlah dari produksi material tersebut tergantung dari kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus memperhatikan faktor lingkungan baik secara mikro maupun makro.

            Diantara elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai peran yang cukup besar adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini, manusia merupakan salah satu bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut dengan sumber daya manusia (sdm). Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut, organisasi dalam suatu industri (perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen pelaksana.

Manajemen puncak

            Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut.

            Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.

Manajemen menengah
            Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak

Manajemen pelaksana
            Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab kepadanya.

            Berdasarkan keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat manajemennya akan diduduki oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya demikian pula sebaliknya tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah personil yang cukup banyak, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida dengan kerucut. Sebalik untuk tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi tingkat manajemen, maka dia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih tinggi, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida terbalik dengan kerucut.

            Secara umum, dalam suatu perusahaan atau industri, person (orang) yang bekerja didalamnya terdiri dari:

1.        Pemegang saham sebagai pemilik perusahaan (untuk perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik Swasta) dalam pelaksanaan tugas sehari-harinya dibantu oleh Dewan Komisaris, sedangkan tugas untuk menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh Direktur Utama dibantu oleh Direktur Teknik dan Direktur Keuangan dan Umum.

2.        Direktur Teknik membawahi bidang teknik dan produksi. Sedangkan Direktur Keuangan dan Umum membidangi kelancaran keuangan perusahaan.

3.        Beberapa Kepala bagian yang berada dibawah direktur-direktur diatas akan bertanggung jawab membawahi bagian dalam perusahaan,sebagai pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

4.        Masing-masing kepala bagian membawahi beberapa seksi dan masing-masing seksi akan membawahi beberapa karyawan perusahaan pada masing-masing bidangnya.

5.        Karyawan perusahaan akan dibagi dalam beberapa kelompok regu yang setiap kepala regu akan bertanggung jawab kepada pengawas masing-masing seksi.

            Berikut langkah-langkah dalam memperbaiki sistem manajemen:

1.      Meninjau Proses Bisnis Perusahaan

Proses Bisnis merupakan unsur utama dalam memperbaiki sistem manajemen. Hal ini dipelukan  guna mengetahui pola bisnis perusahaan dengan baik, serta mengetahui proses bisnis yang benar dari mulai input-proses sampai output. Proses Bisnis merupakan kejelasan alur proses dari sebuah kegiatan organisasi atau perusahaan, mulai dari hulu sampai ke hilir. Proses Bisnis ini nantinya akan menentukan jumlah fungsi serta bagian yang ada dalam struktur organisasi.

Inti dari Proses Bisnis yaitu harus jelas, supaya mempermudah manajemen dalam mengendalikan dan monitoring setiap proses yang berjalan. Selain itu, hal ini juga akan mempermudah karyawan dalam menjalani aktivitas bisnis perusahaan.

2.      Meninjau Struktur Organisasi Perusahaan

Setelah Proses Bisnis dibuat secara benar, langkah selanjutnya yaitu meninjau ulang struktur organisasi yang ada. Hal ini sangat penting karena struktur organisasi merupakan hal yang berkesinambungan dengan Proses Bisnis.

Struktur organisasi yang ideal adalah struktur organisasi yang dibuat berdasarkan proses bisnis yang ada, bukan struktur organisasi yang dibuat sekehendak hati atau asal-asalan. Struktur organisasi wajib disusun ulang sesuai dengan proses bisnis supaya ada kejelasan bagian atau fungsi, kewenangan, tugas dan tanggung jawab—sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta  segala bentuk aktivitas akan mudah dikontrol dan dikendalikan.

Struktur organisasi sangat menentukan suksesnya implementasi sebuah sistem. Salah satu contohnya adalah sistem SOP. Sebab SOP yang baik adalah SOP yang dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah final, dan dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka fungsi wewenang dan tanggung jawab di masing-masing proses dan bagian itu jelas bentuknya.

3.      Meninjau Sarana dan Prasarana Perusahaan

Sarana dan prasarana perusahaan sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem manajemen perusahaan. Hal ini diperlukan sebagai penunjang dalam menjalankan suatu sistem manajemen, sehingga sistem yang ada menjadi lebih efektif dan efisien. Apabila  sarana dan prasarana kurang memadai maka akan mengakibatkan sistem tidak akan berjalan dengan optimal, bahkan bisa terkendala di lapangan. Oleh karena itu, tinjauan terhadap sarana dan prasarana ini sangat penting, sehingga sistem dapat berjalan optimal dan baik di dalam perusahaan.

4.      Meninjau kembali efektivitas sistem yang sudah berjalan di dalam perusahaan

Meninjau kembali sistem yang sudah berjalan, apakah sistem yang dijalankan selama ini efektif atau malah cenderung tidak efektif. Dalam hal membangun sistem manajemen perlu diingat, bahwa hal yang paling utama adalah implementasi di lapangan, bukan mengesampingkan perlu atau tidaknya sebuah sistem. Sehingga sangat diperlukan pencocokan jenis sistem manajemen yang seperti apa yang dapat diterapkan sesuai dengan kondisi perusahaan, gaya kepimpinan manajemen, serta kondisi kemampuan karyawan dalam menjalankan sistem tersebut.

5.      Meninjau kembali komitmen dari pimpinan perusahaan

Meninjau ulang komitmen pimpinan perusahaan sangatlah penting. Karena sebagus apa pun sistem yang dibuat, tanpa ada komitmen yang baik dari manajemen, maka semuanya akan sia-sia. Hal ini diperlukan karena segala sesuatu bersumber dari komitmen pimpinan dalam menjelankan roda perusahaan. Kenyamanan para karyawan, sistem, sarana prasarana dan lain-lain merupakan bentuk aktualisasi dari komitmen pimpinan perusahaan. Segalanya tidak dapat optimal apabila tidak disertai dan didukung komitmen yang baik dan kuat dari pimpinan atau manajemen.

Oleh karena itu, komitmen pimpinan sangat penting dalam membawa perusahaan ke arah yang progresif. Diperlukan peninjauan karena hal ini akan mempengaruhi baik dalam sistem manajemen maupun yang lainnya, dalam penerapannya yang mana berpengaruh pada sumber daya yang dimiliki.

2.                  Sistem Organisasi

            Dalam membangun sebuah perusahaan baru, sebaiknya tidak perlu membuat struktur organisasi yang terlalu rumit terlebih dahulu. Yang harus menjadi perhatian utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh sebuah perusahaan baru.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam membangun sebuah perusahaan, adalah :

1.        Perencanaan (Planning)

2.        Pengorganisasian (Organizing)

3.        Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading)

4.        Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)

1.                  Fungsi Perencanaan (Planning)

            Dalam membangun sebuah perusahaan fungsi dari perencanaan sangatlah penting. Karena menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan dating dan untuk menentukan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

            Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Perencanaan;

1.      Menetapkan tujuan dan target bisnis

2.      Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

3.      Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

4.      Menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pecapaian tujuan dan target bisnis

2.                  Fungsi Pengorganisasian

            Merupakan proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, system dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efesien guna pencapaian tujuan organisasi.

            Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengorganisasian;

1.      Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan,

2.      Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.

3.      Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

4.      Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

3.                  Fungsi Pengarahan dan Implementasi

            Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

            Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi;

1.      Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien daam pencapaian tujuan

2.      Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

3.      Menjelaskan kebijaksanaan yang ditetapkan

4.                  Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

            Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

            Adapun kegiatan yag dilakukan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian;

1.      Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan

2.      Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

3.      Melakukan bebagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

            Komponen komponen yang diperlukan oleh suatu perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.

1.      Pemasaran dan Penjualan

Seringkali bisnis baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualan loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.

2.      Produksi

Meski demikian, sebaiknya agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek peluang bisnis baru. Manajer Proyek ini sifatnya temporer, ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi. Namun dalam peluang bisnis baru, pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien.

3.      Administrasi dan Keuangan

Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran, dan masalah keuangan yang lainnya termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji karyawan.

            Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing masing satu orang. Untuk Direksi dan Komisaris juga cukup satu saja. Perusahaan baru dalam memulai bisnis baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan, jika dirasa perlu melakukan reorganisasi, lakukan saja.

            Dalam membangun sebuah perusahaan baru perlu adanya sumber daya yang dapat menyokong perusahaan tersebut agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.

1.      Sumber Daya Organisasi

2.      Sumber Daya Manusia

3.      Sumber Daya Informasi

4.      Sumber Daya Fisik

5.      Sumber Daya Keuangan

6.      Sumber Daya Alam 

            Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan berinteraksi dengan perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan transformasi bisnis dan organisasi. Teknologi Informasi dalam perkembangannya telah mampu berperan sebagai katalisator untuk pembentukan dan penyusunan kembali organisasi dan berperan aktif sebagai agen perubahan yang dramatis untuk meperoleh perbaikan yang radikal dalam kinerja organisasi, baik dalam kualitas, biaya, pelayanan, dan kecepatan

            Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

            Lima peranan mendasar teknologi informasi dalam struktur organisasi :

1.      Fungsi Operasional

2.      Fungsi Monitoring dan Control

3.      Fungsi Planning dan Decision

4.      Fungsi Communication

5.      Fungsi Interorganitatial

DAFTAR PUSTAKA

http://revolsirait.com/pengertian-manajemen/

http://sentral-sistem.com/artikel-hse28-Membangun-Sistem-Manajemen-Perusahaan.html

http://www.jlj.co.id/profil-perusahaan/sistem-manajemen

http://kumitukonsultan.com/2015/10/sistem-manajemen-yang-baik-dan-benar/